Les fiches de données

Les fiches de données sont les fenêtres où vous pouvez créer ou modifier les données. Grâce aux fiches, les données sont organisées selon leurs fonctions et divisées en plusieurs pages pour les trouver plus facilement.

Chaque tableau peut avoir plusieurs fiches différentes. Vous pouvez créer des fiches en fonction du type d'appareil et de la catégorie d'utilisateur.

De cette manière, par exemple, un technicien peut disposer sur son téléphone d'une fiche optimisée pour ce format, n'affichant que les informations que l'administrateur de la base de données juge appropriées.

Les fiches ont été créées pour être adaptées à chaque appareil. Pour ce faire, les données sont affichées sur une grille avec un maximum de quatre champs par ligne.

En bas de la fiche se trouvent la commande de sauvegarde et le menu d’Actions. Dans ce dernier, vous trouverez toutes les fonctions et les options de gestion de la fiche actuelle qui peuvent changer en fonction des caractéristiques du tableau et de la licence achetée.

Les fiches ont deux styles d'affichage. Le premier est l'affichage du type Registre. Sous cette forme, les champs sont affichés à l'intérieur des pages. Pour passer d'une page à l'autre, il suffit de cliquer sur le nom de la page souhaitée. La barre est située en haut de la fiche. Dans l’affichage du registre, les premières pages seront toujours celles qui contiennent les champs, tandis que les dernières seront les tableaux supplémentaires.

Les dernières pages sont dites « spéciales », c'est-à-dire qu'elles peuvent être de composants supplémentaires créés par des tiers ou dotés de fonctions supplémentaires, comme par exemple l’Historique.

La liste est un autre élément important dans la fiche, elle est placée en bas et dédiée au choix des utilisateurs qui peuvent visualiser cette fiche.

Le deuxième style d'affichage est le Document. Il présente les mêmes caractéristiques de base que l'affichage de type registre, sauf pour la première page.

La page est divisée en trois zones spécifiques. La zone supérieure contient les champs qui sont identifiés comme étant les principaux champs pour la gestion du document par l'utilisateur. La zone centrale présente un tableau supplémentaire qui doit avoir un nom précis pour être inclus dans cet affichage: il doit s'agir du nom du tableau principal avec le suffixe « _rows » à la fin. Le tableau s'affichera alors au centre de la page. La zone inférieure présente trois colonnes de champs qui peuvent être entièrement personnalisés en fonction des besoins de l'utilisateur.

Menu Actions

Le menu Actions contient toutes les commandes et fonctions liées à la fiche. Selon la configuration du tableau et le type de licence, ces fonctions peuvent changer.

Supprimer

Si la fiche a déjà été enregistrée, vous pouvez la supprimer à l'aide de cette fonction. Selon la licence installée, vous pouvez insérer la fiche dans une corbeille virtuelle avant qu'elle ne soit vraiment supprimée. En insérant la fiche dans la corbeille, le programme sera supprimé, mais il peut toujours être récupéré par l'écran de la corbeille visible dans la section.

Stocker

En stockant la fiche, celle-ci ne sera plus visible dans la liste principale, mais elle sera accessible en ouvrant l'archive où elle sera stockée par le biais de sa section.

Vous pouvez créer des stockages sans fin afin de mieux organiser et gérer vos fiches.

Imprimer

À l'intérieur de la rubrique se trouvent toutes les impressions qui peuvent être utilisées pour la fiche. Le fonctionnement de l'impression varie d'un appareil à l'autre. La version Windows ouvre une fenêtre d'aperçu avant impression à partir de laquelle vous pouvez exporter le document ou l'envoyer par courrier électronique. Vous pouvez également activer l'édition du document pour effectuer des modifications de dernière minute.

Dupliquer dans

Dupliquer dans vous permet de faire un double de la fiche sur le même tableau ou sur un tableau différent. Si le tableau est différent, la duplication ne se fera qu'entre les champs ayant le même nom et le même type.

Si le tableau de départ et celui d'arrivée sont tous deux classés comme des documents, la duplication tentera également de copier dans le tableau principal supplémentaire « _rows ».

Rappel

La commande est présente pour toutes les Licences Clouds. La géstion des rappels est possible pour tous les dispositifs Desktop et Mobile: la version Windows affiche un panneau dédié à l'intérieur de la fiche. Cela vous permet de visualiser les mémos actuellement actifs sur la fiche, passés et d'en créer de nouveaux. Cherchez l'icone de la cloche pour voir et créer des nouveaux Rappels de type Alert et Email.

Les rappels peuvent également être gérés sur des tableaux supplémentaires. Dans ce cas, une commande dédiée sera disponible sur la barre de boutons de la grille.

En appuyant sur le bouton Ajouter on affiche une fenêtre pour créer un nouveau rappel.

Si la base de données est en cloud, le rappel apparaîtra sous forme de notification sur les appareils Android.

La page spéciale Historique

La fiche comporte une page spéciale permettant d'indiquer où elle a été utilisée dans les autres fiches. Pour un client, par exemple, il est possible de savoir dans quelles factures il a été rappelé.

En appuyant sur le bouton Actualisation, on extrait toutes les fiches qui utilisent cette donnée. Un double clic sur la ligne souhaitée ouvre la fiche associée.

La page spéciale Log Cloud

Si la base de données est de type cloud, cette page supplémentaire se trouvera sur la fiche. Sa tâche consiste à vous permettre de récupérer toutes les modifications qui ont été envoyées au serveur.

Dans le coin inférieur gauche, vous pouvez sélectionner le tableau dans lequel vous pouvez effectuer une recherche. Les tableaux sélectionnables, en plus de la fiche, peuvent être les tableaux supplémentaires. Une fois que vous avez choisi le tableau, appuyez sur l'objectif pour recevoir toutes les modifications apportées sur la fiche.

La grille de données

Les grilles sont la représentation graphique des données contenues dans les tableaux. Selon le lieu où elles sont utilisées, elles peuvent - ou non - avoir des colonnes de données modifiables. Les grilles modifiables comportent une barre de boutons en haut où se trouvent toutes les fonctions. Ces fonctions varient en fonction du travail que la grille doit effectuer.

Il peut également y avoir un bouton sur la droite qui permet de gérer la grille, comme le choix des colonnes à afficher, le mode de gestion de la largeur, etc.

Gestion des colonnes

Les en-têtes des colonnes de données se trouvent sous la barre.

Pour déplacer les colonnes, vous devez vous positionner sur l'une d'entre elles et, en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé, faire glisser la colonne et la placer à l'endroit que vous préférez. Pour supprimer la colonne, il suffit de la faire glisser vers le bas.

Pour insérer une colonne, ouvrez le menu de sélection à partir du bouton droit et sélectionnez l'élément Choisir Colonnes dans le menu Tableau. La fonction affichera une fenêtre contenant toutes les colonnes actuellement cachées.

Sélectionnez la colonne souhaitée et faites-la glisser de la fenêtre vers la grille, en la plaçant à l'endroit voulu. 

Ligne de filtre

La ligne de filtre peut également être présente dans la grille.

Il s'agit d'une ligne d'une couleur différente de celle des lignes normales et placée sous les titres des colonnes.

Cette ligne n'est pas utilisée pour entrer des données, mais pour filtrer rapidement les informations à l'intérieur de la grille.

Pour filtrer, choisissez la colonne et entrez la valeur que vous recherchez. La grille n'affichera que les lignes qui ont une partie de la valeur saisie.

La valeur, ainsi saisie, ne recherchera que les données commençant de la même manière. Pour effectuer une recherche parmi les valeurs, ajoutez un astérisque (*) au début. Dans ce cas, pour rechercher « One », je vais donc insérer dans la cellule de recherche « *one », de manière à exclure la ligne portant le nom « David ».